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Calendario, agenda o planificador. Cuál escoger?

jueves, 17 de enero de 2013

Calendario, agenda o planificador. Cuál escoger?

Enero es el mes por excelencia para comprar herramientas de organización como planificadores, calendarios y agendas. Es la época en la que hay más surtido en los comercios, y además una de las metas de principio de año más comunes es ser más organizada(o).

Aparte de la gran variedad de calendarios, agendas, planificadores, portafolios y libretas que podemos encontrar en las tiendas, también encontramos una amplia oferta de herramientas electrónicas, como páginas web y aplicaciones para ayudarnos a ser más ordenados. Antes de descargar o salir a comprar alguna de estas útiles herramientas para organizarte mejor, es bueno que analices cuál de ellas te conviene más. Cuál se adapta mejor a ti?

Pues, como casi todo en esta vida, depende. Tu elección depende de tus actividades, tus gustos y tu personalidad. De qué me sirve un planificador en línea si sólo uso la computadora los fines de semana? Qué tanto voy a usar una agenda si es demasiado grande y no la voy a andar conmigo? Vamos a analizar las opciones que tenemos para hacer una mejor elección.

Agendas




Las hay pequeñas como billeteras, y grandes como portafolios de tres huecos. De pasta dura, con aroma, con stickers y diseños para todos los gustos, edades e intereses. Otras muy sobrias y lujosas empastadas en cuero. Unas tienen sólo unas pocas líneas para los recordatorios de cada día, otras te permiten planear tu día en tractos de hasta 15 minutos.

Las agendas son útiles para quienes gustan de escribir las cosas "a la antigua", aquellos que tienen múltiples compromisos durante el día (reuniones, clases, clientes), pero principalmente para quien no representa mayor problema cargar con ella todo el día.


Calendarios




Aquel calendario que nos regalaban en la ferretería en Diciembre y que sólo servía para saber qué día era y cuál era el santo del día, pasaron de moda hace mucho tiempo. Los calendarios modernos tienen mucho espacio para escribir, son atractivos y duraderos, se pueden colgar y muchos de ellos tienen diseños o fotografías que complementan la decoración de nuestra casa u oficina.

Sirven mucho para organizar los compromisos de los diferentes miembros de la familia, ya que cada integrante puede tener un color fijo de marcador para apuntar sus citas, cursos, clases extra, cumpleaños, aniversarios o cualquier otra información en él. En él se pueden organizar y apreciar los itinerarios de diferentes personas al mismo tiempo.



Planificadores





Los planificadores son un cruce entre los calendarios y las agendas. Son bastante económicos y te permiten ver todo un mes con una mirada rápida. Son útiles para apuntar fechas de entrega de proyectos, fechas de exámenes, citas médicas, y son muy cómodos para transportarlos junto con otros cuadernos o libros, ya que son muy livianos.



Páginas web y aplicaciones para organizar


Cada día lanzan una nueva, más amigable y con más funciones que las anteriores, y las hay para todos los propósitos que te imagines. Dependiendo de cómo lo veas, el mayor inconveniente o ventaja de estas herramientas es que tienes que estar cerca de una computadora o un teléfono inteligente a toda hora, y tener acceso a Internet. Muchos de nosotros ya lo estamos debido a nuestros trabajos, pero aún así puede haber ocasiones en que no tengas batería, o no tengas Internet, y necesites chequear tu calendario o agenda online, y no puedas hacerlo.

Aún así, las aplicaciones y herramientas tecnológicas son muy populares y útiles. Algunas de las más famosas actualmente, y sin ningún orden en específico, son:


  • Evernote: organiza en un sólo lugar notas, fotos, videos, listas, recetas, etc. y encuentra todo en cuestión de segundos, buscando por palabras clave.





  • Remember The Milk ("Acuérdate De La Leche"): es una página que te permite crear listas de cosas por hacer, las compras, libros por leer, etc. Puedes ponerte recordatorios y sincronizarla con el calendario de Google. También tiene una aplicación descargable para Android, Iphone y Ipad.




  • Calendario de Google: todas las ventajas y funciones de un calendario de papel, más espacio ilimitado para ingresar compromisos, recordatorios por email y por alertas en la computadora, y una aplicación para descargar en tu smartphone y llevarlo a todos lados. Para usarlo debes tener una cuenta de correo con Google.




Finalmente, para ayudarte a escoger la herramienta de organización que más se adapte a ti, puedes hacerte estas preguntas:


  1. Prefieres tener una idea general de tu día, o planeas tus actividades minuto a minuto?
  2. Necesitas "escribir" tus compromisos con lápiz/lapicero para ayudarte a recordarlos? Te funcionan mejor las alarmas?
  3. Tienes muchas citas o compromisos a horas específicas?
  4. Te asignan proyectos o tareas?
  5. Cuánto espacio necesitas para un día: son suficientes unas cuantas líneas, o necesitas una página entera?
  6. Te gusta poder ver tus actividades para todo el mes de una sola vez?
  7. Debes llevar registro de muchas fechas de entrega de pedidos, proyectos, etc?
  8. Qué tan fácil de transportar debe ser tu planificador/agenda?
  9. Dónde lo mantendrás?
  10. Necesitas que te quepa en el bolso, en el maletín, o en el bulto del colegio?
  11. Qué tan seguido vas a referirte a tu planificador, y qué tanto vas a agregarle compromisos o datos?
  12. Te sentirás cómoda(o) utilizándolo?
  13. Qué tan tecnológica(o) eres?

Sin importar si escoges entre una agenda, un planificador mensual, un calendario con fotos lindas, o una herramienta electrónica, lo importante es que en realidad "uses" tu planificador, que lo integres a tu vida diaria y que sea parte natural de tu día chequearlo y actualizar su información. La agenda más completa del mundo no te servirá de nada si se te olvida revisarla.

Cuéntame con cuál de estas opciones te sentirías más cómoda(o), o cuál(es) herramientas de organización ya utilizas. Me encanta que comentes!


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